Recordmanager (32 - 36 uur)

Wat ga je doen?

Als recordmanager maak je onderdeel uit van het team Documentaire Informatievoorziening en heb je een cruciale rol in het beheren van waardevolle gegevens en documenten. Je zorgt ervoor dat informatie goed wordt vastgelegd, toegankelijk is en voldoet aan wet- en regelgeving. Je zorgt voor de inrichting van een goed digitaal dossierbeheer, voor controles en voor werkafspraken. Je onderzoekt wensen, adviseert en ondersteunt klanten bij de inrichting van hun informatiehuishouding. Gaat er iets niet goed in het proces? Dan ga jij samen met de collega’s van de afdeling en functioneel beheer zoeken naar de oplossing!

Je bent de spin in het ‘informatieweb’ van de organisatie. Alle informatie van WIL kan jij terug vinden en opbergen. Je werkt met verschillende programma’s op dit vakgebied en zorgt mede voor een efficiënt lopende organisatie. Dit doe je door het nauwkeurig verwerken van analoge en digitale documenten via het zaaksysteem. Je vervult het accountmanagement voor afdelingen. Voor deze interne klanten ben je hét aanspreekpunt. Je helpt ze bij hun informatiebehoefte, je levert informatie uit de beschikbare (gegevens)bestanden, je licht procedures toe en je geeft ondersteuning bij het gebruik van het zaaksysteem. Je ondersteunt de klanten bij de digitale verwerking van de post en andere documenten.

• Inrichten en beheren van digitale dossiers conform de Archiefwet;
• Controleren en aanvullen van metadata in het zaaksysteem (Onegov);
• Adviseren over en verbeteren van werkprocessen rondom documentbeheer en postverwerking;
• Adviseren aan gebruikers over het plaatsen van documenten in het zaaksysteem;
• Beoordelen en registreren van inkomende, uitgaande en interne informatie;
• Beoordelen en registreren van inkomende, uitgaande en interne informatie;
• Toezien op de kwaliteit van registraties en het correct toepassen van bewaartermijnen;
• Signaleren van knelpunten en initiëren van verbeteringen in de informatievoorziening;
• Fungeren als aanspreekpunt voor interne klanten bij informatieverzoeken en archiveringsvraagstukken;
• Je bewaakt de privacy van gegevens, volgt relevante wet- en regelgeving en meldt risico’s aan de privacy-officer;
• Zorgdragen voor het correct en tijdig vernietigen of overbrengen van documenten;
• Geeft richting aan post- en archiveringsprocessen, volgt ontwikkelingen en adviseert over efficiëntere werkwijzen.

Wie zoeken wij?

• hbo werk- en denkniveau en een afgeronde opleiding op het gebied van Recordmanagent (of vergelijkbaar);
• Kennis van Wet- en regelgeving op het gebied van DIV binnen overheidsorganisaties;
• Kennis van de Selectielijst en ervaring met het beoordelen van archiefbestanden op bewaren en vernietigen;
• Kennis van de ontwikkelingen op het gebied van digitale huishouding;
• Je draagt actief bij aan de ontwikkeling van het informatie- en recordmanagement in de organisatie, onder andere door hierover praktische adviezen te geven aan afdelingen en directe collega’s;
• Je bent een teamspeler, maar kunt ook goed zelfstandig werken.

Wat bieden we?

• Wij bieden je een uitdagende baan aan voor 32 - 36 uur per week in een organisatie die volop in ontwikkeling is;
• WIL kent goede ontwikkelmogelijkheden en arbeidsvoorwaarden conform de cao SGO;
• Je krijgt een jaarcontract, met de intentie tot een vast dienstverband;   
• Je komt in schaal 9 van de CAO SGO. Afhankelijk van je kennis en ervaring bedraagt je salaris minimaal € 3.426,- en maximaal € 4.908,- bruto per maand op basis van een fulltime werkweek (36 uur);
• Je ontvangt een Individueel Keuzebudget (IKB) van 17,05% van jouw bruto salaris. Dit is inclusief 8% vakantiegeld. Je hebt met jouw IKB zelf de keuze hoe je dit inzet (zoals bijv. als uitbetaling extra salaris, aankoop extra verlofdagen, betaling sportabonnement etc.);
• Een jaarlijkse tegemoetkoming voor jouw zorgverzekering van €168,- bruto;
• Een pensioenregeling bij het ABP;
• Werken bij WIL betekent werken met flexibele werktijden en de mogelijkheid om gedeeltelijk thuis te werken. We faciliteren een goede thuiswerkplek (laptop, mobiele telefoon, budget voor inrichting thuiswerkplek, thuiswerkvergoeding e.d.)
• WIL kent tot slot goede opleidings- en ontwikkelingsmogelijkheden waar we graag actief het gesprek over voeren met jou. 

Wie zijn wij en wat doen wij?

Werk en Inkomen Lekstroom (WIL) is de uitvoeringsorganisatie voor werk, inkomen en schuldhulpverlening voor de gemeenten Houten, IJsselstein, Lopik en Nieuwegein. Vanuit het Stadshuis in Nieuwegein en deels ook op locatie werken we met ruim 200 mensen aan het gericht vooruithelpen van onze klanten. Wij bieden inkomensondersteuning en verstrekken uitkeringen waar nodig. Ook stimuleren we mensen om naar vermogen mee te doen in de maatschappij. Bij WIL werken we vanuit een mensgerichte aanpak. Waar mogelijk passen we maatwerk toe binnen de geldende wet- en regelgeving.

Het team

Het team Documentaire Informatievoorziening (DIV) bestaat momenteel uit zeven personen. Zes medewerkers en één Adviseur DIV. Het team is onderdeel van de kolom Bedrijfsvoering.

Is je interesse gewekt?

Bij WIL vinden we het belangrijk dat iedereen die bij ons werkt zich gerespecteerd en welkom voelt. We staan als organisatie midden in de samenleving en vinden diversiteit en inclusie belangrijk en waardevol. Iedereen die zich herkent in het functieprofiel nodigen we van harte uit te reageren.

Stuur uiterlijk 6 oktober 2025 jouw cv en motivatiebrief ter attentie Peter Kuiken, programmamanager Organisatie en Bedrijfsvoering via het sollicitatieformulier.
 

Procedure

De eerste gesprekken vinden plaats op maandag 20 oktober van 10.00 tot 11.00 uur en van 11.30 tot 12.30 uur of woensdag 22 oktober van 11.30 tot 12.30 uur en van 13.00 tot 14.00 uur.
De tweede gespreksronde staat gepland voor maandag 27 oktober van 10.00 tot 11.00 uur.

Vragen?

Voor inhoudelijke vragen over de functie kun je contact opnemen met Reveena Ramgoelam, per mail r.ramgoelam@wil-lekstroom.nl of telefonisch (030 - 7022 519).

Voor vragen over de selectieprocedure kun je contact opnemen met Mireille Barkmeijer, HR adviseur, via 06 – 31 10 35 17 of mail je vraag naar HR@wil-lekstroom.nl.

Deze vacature wordt gelijktijdig intern en extern uitgezet. 
Bij gelijke geschiktheid wordt de voorkeur gegeven aan een interne kandidaat. 
Een positieve verklaring omtrent gedrag (VOG) is een vereiste om bij ons te kunnen werken.
Voor deze vacature verwachten wij zelf onze nieuwe collega te kunnen werven. Stuur ons daarom géén bericht als je intermediair bent voor een kandidaat die goed op deze vacature past.