Als u, na inzage in uw gegevens, van mening bent dat ze onjuist, onvolledig of onnodig zijn, kunt u een verzoek indienen om dat te veranderen. Indien dit niet mogelijk is, zal WIL duidelijk aangeven waarom niet.
Verzoek indienen
U kunt via de mail of per bief een verzoek bij WIL tot inzage van uw dossier indienen.
Meesturen met uw verzoek
U hoeft geen kopie van een geldig legitimatiebewijs (identiteitskaart, paspoort of Nederlands autorijbewijs) mee te sturen. Na het versturen van het verzoek moet u echter wel geïdentificeerd worden aan de hand van een geldig legitimatiebewijs.
Identificeren betekent dat een medewerker van WIL vaststelt dat u daadwerkelijk bent wie u zegt te zijn. Op deze manier weten wij zeker dat wij met de juiste persoon te maken hebben en wordt uw privacy niet geschonden doordat wij uw gegevens aan de verkeerde persoon geven.
Vermeld in uw verzoek
- uw naam, klantnummer, adres, postcode en woonplaats
- telefoonnummer waarop u bereikbaar bent
- e-mailadres
- duidelijk dat het om 'Een verzoek tot inzage in mijn persoonsgegevens' gaat
- onderwerp, geval of documenten waar uw verzoek over gaat
Verzoek opsturen
U stuurt uw verzoek tot inzage naar WIL, t.a.v. Klantenservice. Op deze pagina vindt u de contactgegevens van WIL.
U hoeft niet aan te geven waarom u inzage wilt. Wel is het nodig dat wij weten waar uw verzoek over gaat. Alleen dan kunnen wij u de juiste gegevens toesturen of voor u klaarleggen. Wij vragen u dus om uw verzoek zo specifiek mogelijk te omschrijven.
Veelgestelde vragen
Een van onze medewerkers neemt na ontvangst van uw verzoek tot inzage contact met u op om te bespreken waarin u precies inzage wilt. Bovendien wordt tijdens dit gesprek een afspraak gemaakt om u persoonlijk op een WIL-locatie te identificeren. Wij zijn namelijk verplicht om te controleren of wij met de juiste persoon te maken hebben. Pas nadat u bent geïdentificeerd kan uw verzoek inhoudelijk worden behandeld.
Hetzelfde geldt als u een verzoek tot aanpassing of verwijdering doet.
Als uw gegevens alleen digitaal beschikbaar zijn, sturen wij u een uitdraai hiervan of een overzicht op papier. Is dit niet mogelijk? Dan heeft u recht op toegang tot het elektronisch dossier. Voor inzage in het elektronisch dossier maken we een afspraak bij ons op kantoor. U kunt een afdruk (laten) maken van datgene wat u nodig heeft.
Let op: neem voor inzage in uw dossier een geldig legitimatiebewijs mee. Dat is een geldig paspoort, identiteitskaart of Nederlands autorijbewijs.
In uitzonderlijke gevallen kan WIL uw verzoek tot inzage weigeren. U ontvangt hiervan altijd schriftelijk bericht. Hierin lichten wij de reden van onze weigering toe. Wij moeten laten zien dat wij een zorgvuldige afweging hebben gemaakt van de belangen van alle betrokkenen.
Daarnaast kunnen wij een inzageverzoek ook gedeeltelijk weigeren. Dat kan (onder andere) het geval zijn als in een document ook gegevens van andere personen worden genoemd. WIL moet namelijk rekening houden met de privacyrechten van alle betrokken personen. Daarom worden de gegevens van andere personen afgeschermd (onleesbaar gemaakt). Dit geldt niet als de persoon om wie het gaat duidelijk toestemming aan WIL geeft om zijn gegevens zichtbaar te maken.
Wilt u uw persoonsgegevens bij voorkeur op het kantoor van WIL inzien? Dat kan. Vermeld dit duidelijk in uw verzoek tot inzage. Een medewerker van WIL belt u dan voor het maken van een afspraak. Van deze afspraak ontvangt u een bevestiging per brief of e-mail.
Dossier alleen maar bij WIL in te zien
Heel soms kunt u uw dossier uitsluitend bij WIL komen inzien. Bijvoorbeeld als het een heel dik dossier betreft, dat onevenredig veel tijd en moeite zou kosten om te kopiëren. In dat geval neemt een medewerker telefonisch contact met u op voor het maken van een afspraak. Deze afspraak wordt schriftelijk aan u bevestigd.
Dossier bekijken
Inzage in uw gegevens vindt altijd plaats in een van onze spreekkamers op de 1e verdieping van het Stadshuis in Nieuwegein. Om toezicht te houden op het intact blijven van het dossier en voor het beantwoorden van vragen, blijft een medewerker van WIL tijdens de inzage van uw dossier aanwezig.
Let op: neem voor inzage in uw dossier een geldig legitimatiebewijs mee. Dat is een geldig paspoort, identiteitskaart of Nederlands autorijbewijs.
Komt u naar het kantoor van WIL voor inzage in uw dossier, dan mag u één of meerdere bladzijde(n) hieruit kopiëren. Als het om een paar kopieën gaat, biedt WIL u deze service gratis aan. Mocht u echter uw volledige dossier in kopie willen hebben of meer dan 100 pagina's, dan vragen wij u een redelijke vergoeding met een maximum van € 22,50. Onze medewerker spreekt de vergoeding met u af.
Heeft u een fout gevonden in uw persoonsgegevens? Dan kunt u WIL vragen om uw gegevens aan te passen, aan te vullen, af te schermen of te verwijderen. Dit kunt u ook doen als u van mening bent dat de gegevens niet compleet zijn, onjuist zijn, niet van belang zijn voor het doel waarvoor ze zijn verzameld of op een andere manier door WIL in strijd met de wet worden gebruikt.
U kunt geen gebruik maken van het recht op aanpassing en verwijdering als het gaat om gegevens in bij wet ingestelde openbare registers, zoals de Basisregistratie Personen (BRP). Voor aanpassingen in de BRP neemt u contact op met de afdeling Burgerzaken van de gemeente waar u staat ingeschreven.
Ook kunt u geen gebruik maken van het recht op verwijdering als de gegevens op basis van wettelijke bepalingen moeten worden bewaard. Bijvoorbeeld bij aanvragen voor een uitkering of voor schuldhulpverlening.
Eventuele professionele indrukken, meningen of conclusies hoeven niet te worden aangepast. Wel moeten wij uw mening aan een dossier toevoegen als u daarom vraagt.
WIL reageert binnen een maand op een verzoek tot inzage, aanpassing of verwijdering.
Wanneer wij tegemoetkomen aan uw inzageverzoek, dan wordt de gevraagde informatie naar het adres gestuurd waar u volgens de Basisregistratie Personen (BRP) woont. Als u wilt dat het naar een ander adres wordt gestuurd, u de informatie persoonlijk wilt afhalen bij de balie van WIL of wilt inzien in een van onze spreekkamers, dan moet u dit op het moment dat u geïdentificeerd wordt duidelijk aangeven.
Als besloten wordt uw gegevens aan te passen of te verwijderen, dan doen wij dit zo snel mogelijk. Als wij onjuiste gegevens aan andere organisaties hebben doorgegeven, dan laten wij dit zo snel mogelijk weten aan deze organisaties.
U ontvangt altijd een brief van WIL waarin onze beslissing staat beschreven. Zowel in het geval dat wij aan uw verzoek tegemoetkomen als wanneer wij uw verzoek afwijzen.
Deze brief wordt ook wel een besluit (of een beschikking) genoemd. Als wij uw verzoek (gedeeltelijk) afwijzen dan leggen wij in ons besluit duidelijk aan u uit waarom uw verzoek tot inzage, aanpassing of verwijdering (volledig of gedeeltelijk) is afgewezen.
Let op: de balie van WIL en onze spreekkamers bevinden zich op de 1e verdieping van het Stadshuis in Nieuwegein. Wanneer u kiest voor het afhalen of inzien van de informatie op het kantoor van WIL, dan moet u zich (opnieuw) identificeren aan de hand van een geldig legitimatiebewijs. Dat is een geldig paspoort, identiteitskaart of Nederlands autorijbewijs.
Bezwaar en beroep
Wij hopen dat onze uitleg u duidelijk maakt waarom wij tot ons besluit zijn gekomen. Wanneer u ondanks deze uitleg van mening bent dat het besluit (juridisch) onjuist is, dan kunt u hiertegen bezwaar aantekenen bij het dagelijks bestuur van WIL.
Als u het niet eens bent met de uitkomst van de bezwaarprocedure, dan kunt u hiertegen in beroep gaan bij de bestuursrechter.
Let op: de termijn voor het indienen van een bezwaar- of beroepschrift is zes weken.
Klacht
Vindt u dat WIL onzorgvuldig is omgegaan met uw privacy of ten onrechte uw persoonsgegevens heeft verwerkt? Dan kunt u (online) een klacht indienen. Wij streven ernaar uw klacht binnen 6 weken af te handelen.